Checklists para eventos: el hábito que la aviación perfeccionó y nosotros ignoramos
· Jesús Marinetto
El 30 de octubre de 1935, en Wright Field, Ohio, un bombardero Boeing Model 299 despegó para un vuelo de evaluación ante el ejército de Estados Unidos. Era el avión más avanzado de su época: cuatro motores, capacidad de bombardeo estratégico, rango de vuelo que triplicaba lo que pedía el ejército. Un periodista del Seattle Times lo había bautizado como «Flying Fortress». Boeing estaba a punto de ganar el contrato militar más grande de la década.
El avión ascendió a unos 90 metros, entró en pérdida y se estrelló. Murió el piloto, el Major Ployer P. Hill, y también Leslie Tower, piloto jefe de pruebas de Boeing.
La causa fue absurda. La tripulación olvidó desbloquear los gust locks, unos mecanismos que bloquean las superficies de control del avión cuando está en tierra para que el viento no las dañe. Tower se dio cuenta del error en el aire e intentó liberar los bloqueos, pero no llegó a alcanzarlos. Noventa metros. Eso fue todo el margen que tuvieron.
La prensa dijo que el avión era «demasiado complejo para volar». Boeing perdió el contrato. Y aquí es donde la historia se pone buena.
La solución que inventó Boeing
Un grupo de ingenieros y pilotos de pruebas de Boeing decidió que el problema no era el avión. El problema era confiar en que un piloto recordara todos los pasos en el orden correcto, cada vez, sin excepción. Su frase fue perfecta: «El avión no es demasiado complejo para volar. Es demasiado complicado para dejarlo a la memoria del piloto.»
Crearon una lista de comprobación. Una checklist con las verificaciones críticas para taxi, despegue y aterrizaje. Nada más.
Con esa checklist en la cabina, los 12 aviones iniciales del B-17 volaron 1,8 millones de millas sin un solo accidente. El ejército acabó pidiendo casi 13.000 unidades. Y la checklist se convirtió en herramienta obligatoria en toda la aviación, primero militar, después comercial. Hoy ningún piloto despega sin completar una. Es impensable.
Lo que hizo Gawande con la medicina
Salto de setenta años. En 2003, el Dr. Peter Pronovost, intensivista en Johns Hopkins, se preguntó algo parecido. Los médicos de las UCIs sabían perfectamente cómo insertar un catéter venoso central sin causar infecciones. Cinco pasos. Lavarse las manos, limpiar la zona con clorhexidina, usar barreras estériles completas, elegir bien el sitio de inserción evitando la femoral, y revisar a diario si el catéter sigue siendo necesario. Todos los conocían. Pero no siempre los seguían.
Pronovost implementó una checklist. Cinco ítems. En el Proyecto Keystone, que abarcó 103 UCIs de Michigan, las infecciones por catéter cayeron un 82%. Se estima que salvó unas 1.500 vidas y ahorró 175 millones de dólares. Con una lista de cinco líneas.
Atul Gawande, cirujano de Harvard y autor de «The Checklist Manifesto» (o «El Efecto Checklist» en español, muy recomendable), llevó esta idea a la OMS. En 2008 se lanzó la checklist de cirugía segura: 19 ítems, tres fases, unos dos minutos de duración. La probaron en ocho hospitales de ocho países. Resultado: las complicaciones bajaron un 36% y la mortalidad un 47%.
Me enteré de todo esto escuchando el episodio 65 del podcast Kaizen, de Jaime Rodríguez de Santiago, que lo explica mucho mejor de lo que yo puedo resumir aquí. Si te interesa el tema, escúchalo. Merece la pena.
Y ahora la pregunta incómoda
La aviación usa checklists obligatorias desde 1935. La medicina las adoptó formalmente en 2008. La construcción y la industria nuclear también tienen las suyas, con firma, sello temporal y trazabilidad.
Los eventos, no.
Y piénsalo un momento. Un congreso de 3.000 personas es una operación con decenas de sistemas interdependientes que tienen que funcionar a la vez: audiovisual, acreditaciones, catering, seguridad, señalización, ponentes, patrocinadores, streaming, protocolo, limpieza, transporte. La ventana temporal es rígida (si el evento empieza a las 9, empieza a las 9, no a las 9 y cuarto). Y cuando algo falla, falla delante de todo el mundo.
¿Qué usamos para verificar que todo está listo antes de abrir puertas? En mi experiencia, una mezcla de Excel, mensajes de WhatsApp, alguna llamada rápida y la confianza en que «fulanito ya lo ha mirado». Eso no es un sistema de verificación. Es una apuesta.
He visto proyectores que no funcionaban porque nadie verificó la compatibilidad del cable HDMI con el portátil del ponente. He visto colas de acreditación de media hora porque la impresora de badges se quedó sin tóner a las 8:45. Una vez, un director de protocolo descubrió diez minutos antes de la inauguración que el atril no tenía micrófono. Diez minutos.
Ninguno de esos fallos es difícil de prevenir. Solo hace falta una lista con casillas.
Checklist no es to-do list
Hay un matiz que se pierde mucho. Una checklist no es una lista de tareas. Es una lista de verificación.
La lista de tareas dice «montar equipo AV en sala plenaria». La checklist dice «verificar que el proyector enciende, que el sonido llega a las últimas filas, que el portátil de respaldo está conectado, que la grabación está en marcha, que el técnico tiene el rider del siguiente ponente». La primera planifica. La segunda confirma.
En aviación, los pilotos no usan la checklist para aprender a volar. Ya saben volar. La usan para asegurarse de que no han olvidado nada. Es una red de seguridad, no un manual. Esa distinción vale para eventos: también sabemos lo que hay que hacer. Lo que no tenemos es un sistema que confirme que se ha hecho.
Tus procesos ya existen. Solo falta verificarlos.
Cada evento es un mundo. Pero si llevas más de dos ediciones organizando el mismo congreso, o si montas varios eventos al año, tienes procesos que se repiten. Aunque no los llames así.
El montaje audiovisual sigue siempre una secuencia parecida. La acreditación tiene los mismos puntos críticos. El catering, las mismas confirmaciones. Seguridad tiene su protocolo. Hasta la señalización pasa por las mismas fases cada vez, aunque nadie la llame «proceso».
Ahí es donde la checklist tiene sentido. No en lo excepcional, sino en lo que haces siempre y que precisamente por hacerlo siempre, das por hecho que está hecho.
Diseñala con tu equipo
No con un consultor externo. Con la gente que ejecuta. El jefe de producción, la coordinadora de acreditaciones, el responsable de catering, el técnico AV. Cada uno sabe qué tiene que estar funcionando en su zona antes de abrir puertas. Pregúntales: ¿qué verificas siempre? ¿Qué se te ha olvidado alguna vez y fue un problema?
De esas conversaciones salen las mejores checklists. Porque las escribe quien conoce los fallos reales, no quien imagina los teóricos.
Identifica los momentos críticos
No todos los momentos del evento necesitan una checklist. Los momentos donde se concentran los riesgos, sí. Hay tres que aparecen en casi cualquier evento:
Antes de abrir puertas. El «preflight» del evento. Todo lo que tiene que estar verificado y funcionando cuando entra el primer asistente. AV operativo, acreditaciones probadas, señalización colocada, catering confirmado, wifi estable, equipo de seguridad briefeado, ponente de apertura localizado.
Cierre de cada jornada. Qué ha fallado, qué se ha resuelto sobre la marcha, qué hay que corregir para mañana. Cinco minutos con el equipo. Por escrito, no de memoria en el pasillo mientras recogéis.
Post-evento. Revisión de todas las checklists. Dónde hubo fallos y por qué. Ese documento vale oro para la siguiente edición.
Asigna un dueño a cada checklist
Una checklist sin dueño no se pasa. Cada una necesita una persona concreta que la ejecuta y firma. No el director del evento, que tiene la cabeza en veinte sitios. La persona que está en esa área en ese momento. El técnico AV firma la de AV. La coordinadora de acreditaciones firma la suya.
Hazlo proceso, no excepción
Pasar la checklist no es un extra que se hace cuando sobra tiempo. Es parte del trabajo de tu equipo antes de cada fase del evento. Como un piloto antes de despegar. No se negocia, no se salta, no se hace «de cabeza». Se hace con la lista delante.
Un avión de cuatro motores se estrelló en 1935 porque un piloto olvidó un paso. La solución fue una hoja de papel con casillas. Noventa años después, seguimos organizando eventos para miles de personas confiando en la memoria y en WhatsApp. Algo falla ahí. Y no es la memoria.